KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban

MODUL: IV. modul

12. lecke: Protokoll és etikett szabályok a munkahelyen és a tárgyalások során 2. rész

| A lecke célja az, hogy a társadalmi és hivatali kapcsolatok kulturált fenntartására igényes szakemberek megismerjék a protokoll és etikett hazánkban és nemzetközi környezetben is elfogadott szabályrendszerét. A fejezetben első sorban a munkahelyen, tárgyalásokon elvárt viselkedésről, eljárásokról, tevékenységekről lesz szó, amelyek a mérnökök számára is mindennapi kihívást jelentenek. A protokoll és etikett ismeretek segítségével a kommunikáció hatékonysága növelhető.
A jelenlegi, második rész az a névjegyhasználat szabályait, a munkahelyi etikett legfontosabb elemeit és a tárgyalások, megbeszélések ültetési rendjére vonatkozó szabályok jelentőségét mutatja be.
1. Névjegy - a protokoll fontos kelléke
1.1. Általános jellemzők
A tulajdonosáról közérthetően közli a legfontosabb információkat. Túl sok vagy túl kevés információ zavaró (Pl. A név: Nagy Éva Anna Helga - melyik keresztnevét használja?). Ajánlatos a világos színű névjegykártyán sötét betűkkel írt szöveg.
Az anyaga, a színe akkor lehet meghökkentő, ha az reklám funkciót is betölt, vagy utal a tulajdonos foglalkozására (pl. textilművész névjegye textilből készült, harsány szín - a képviselt cég színei).
Üzleti kapcsolat során célszerű a vállalat emblémáját - akár reklám értéke miatt - feltüntetni a kártyán.
Egy hivatalos találkozón segíti a bemutatkozás pontosságát és a további kapcsolattartást.
A névjegykártyák elkészítésekor a divatot követhetjük és a kreativitásunkat is használhatjuk, azonban ügyelni kell arra, hogy a névjegykártya áttekinthető, informatív legyen és komolyságot, megbízhatóságot tükrözzön.
1.2. Hivatalos névjegy
klasszikus névjegykártya:
fehér, sima nyomású betűkkel, mérete 9,5 × 5,5 cm családi és használt utónév a névjegy közepére kerül név alatt a rang, a foglalkozás, beosztás, tudományos cím, a végzettség a cím a jobb alsó sarokba kerül magyar nyelvű kártyán szerepelhet asszonynév (pl. Nagy Istvánné) a kétnyelvű névjegy egyik oldala magyar, másik oldala idegen nyelvű idegen nyelvű névjegykártyán a rangot, beosztást, munkahely típusát lefordíthatjuk, a nevet, címet nem idegen nyelvű névjegykártyán a keresztnevet írjuk előre, azután a vezetéknevet nemünkre vonatkozó rövidítést (M., Mme, Herr, Frau, Mr, Ms, Mrs) ne alkalmazzunk
hivatalos és magán célra egyaránt használt névjegy:
a bal alsó sarokba írjuk a munkahely nevét, címét, telefonszámát, faxot, e-mailt a jobb alsó sarokba lakás megjelölés alatt a lakcímet, e-mailt, mobiltelefon számát
Példa:
1.3. Névjegykártya átadása
mindig az írással felfelé kell átnyújtani ha idegen nyelven is szerepelnek adatok a névjegykártya másik oldalán, és külföldi tárgyalópartnernek adjuk át, akkor az idegen nyelvű oldallal felfelé kell átadni először a jelenlévők közül a legmagasabb rangú személynek adjuk át NE adjuk át az íróasztal fölött, azon átnyúlva, mert tiszteletlenséget fejez ki NE legyen a kártya gyűrött, tépett, elmosódott NE tegyük azonnal hanyagul zsebre, nézzük meg, és lehetőleg névjegykártya tartóba tegyük
Nemzetközi példák:
ázsiai országok képviselői hosszan tanulmányozzák a névjegykártyát a japánok két kézzel veszik át, meghajlás kíséretében a németeknek átadáskor fontos a szemkontaktus az olaszok csak üzleti környezetben adnak át névjegykártyát az amerikaiak behajtott sarokkal adják át a névjegyet Angliában a nők névjegykártyája nagyobb, mint a férfiaké az angolok jellemzően a tárgyalás végén adják át névjegyüket
2. Munkahelyi etikett
Életünk nagy részét a munkahelyen töltjük, ezért nagyon fontos azoknak az illemszabályoknak az ismerete, amelyek segítik a harmonikus légkör kialakítását. Minden munkahelynek megvan a sajátos arculata, szervezeti struktúrája, vezetési stílusa és munkatársi viszonyrendszere. Munkába állás előtt át kell a munkavállalónak gondolni, hogy tud-e azonosulni a vállalatra jellemző etikett szabályokkal (pl. tegeződés-magázódás, hierarchia tisztelete).
2.1. Tartalmi követelmények
A vállalat értékeivel való azonosulás: magatartása a vállalatot jellemzi. Precíz munkavégzés A munkával kapcsolatban odafigyelő, kérdező és érdeklődő. Legyen kész ismeretei bővítésére. Kollégákkal segítőkész, udvarias Tiszteli mások idejét. Pl. Nem ül be hosszan a főnökeihez, munkatársaihoz. Szakmai vitáknál érvei legyenek meggyőzőek. Indulatait tudja kezelni. A szélsőséges érzelmeket (szimpátia, ellenszenv, rajongás) magánügyként kell kezelni. Ne viselkedjen kihívóan (pl. flörtölés). Ne terjesszen pletykákat. Ne beszéljen sokat a magánéletéről. Kulturáltan beszéljen - udvarias, világos beszéd, ne használjon trágár kifejezéseket.
2.2. Vendég fogadása a munkahelyen
A vendéget a portán illik várni, felkísérni. A vendéget a titkárságon leültetjük. A főnökhöz belépve behúzzuk magunk után az ajtót és bejelentjük a vendég érkezését. Kimegyünk a vendégért. Elsőként lépünk be a főnök ajtaján és megtartjuk az ajtót a vendég előtt. Ha többen vannak az irodában, rámutatunk a házigazdára, hogy tudja, kihez kell odamenni. Majd leültetjük a vendéget.
3. Ültetési rend a megbeszéléseken, tárgyalásokon
A protokollban nagy jelentősége van az ültetésnek, ami a tiszteletet, a tárgyaló felek közötti viszonyrendszert tükrözi és nagy létszám esetén az ültetési szabályok betartása az áttekinthetőséget segíti.
3.1. Megbeszélés/értekezlet
Az értekezlet többnyire a vállalaton belül megrendezett találkozó, ahol szóbeli kommunikáció során a vállalat vezetői, alkalmazottai és a meghívottak aktuális témát, problémát beszélnek meg. Az értekezlet célja lehet információgyűjtés vagy átadás, ötletek gyűjtése, döntéshozatal, panaszok kezelése és tanácsadás.
1. Elnök 2. Egyéb fontos vezetők 3. További résztvevők, meghívottak 4. Előadó
Megbeszélés külföldi delegációval
1. A külföldi vállalat legmagasabb rangú képviselője 2. A hazai vállalat megegyező rangú képviselője 3. A külföldi delegáció többi magasabb rangú tisztségviselői 4. A fogadó vállalat hasonló beosztású tisztségviselői 5. A külföldi csoport további tagjai 6. A vendéglátó vállalat további résztvevő
3.2. Tárgyalás
Egy olyan folyamat, amelyikben két vagy több fél azon dolgozik, hogy egy vagy több kérdésben kölcsönösen elfogadható megoldást találjanak. Üzleti tárgyalásról akkor beszélünk, ha a tárgyaló felek között a hatalmi különbségek nem meghatározóak, a tárgyaló feleknek egymástól eltérő érdekeik vannak, de ugyanakkor a kölcsönös függőség is összeköti őket.
A tárgyalás az ültetés szempontjából abban különbözik a megbeszéléstől vagy értekezlettől, hogy itt a két tárgyaló fél kiemelése a fontos, ahol a tárgyaló feleket illő egymással szemben ültetni.
1. A vendég tárgyaló partner 2. A vállalatot képviselő tárgyaló fél 3. Az érkező delegáció további tagjai 4. Tolmács (ha szükséges) 5. További résztvevők a vállalat részéről
Tárgyalás dolgozószobában
Az íróasztal mögötti széken ül a házigazda, az íróasztal előtti székre ülteti a vendéget. Ha az alá- fölérendeltségi helyzetet enyhíteni akarja a főnök, a széket kihúzhatja az asztal széléhez. vagy szembefordíthatják a széket.
Nagy létszám esetén a tárgyalóasztalnál folyik a tárgyalás.
Ülőgarnitúránál a házigazda a bejárattal lévő fotelbe ül, a vendég a másik fotelbe. Bizalmasabb megbeszélésnél mindketten a kanapéra ülnek (a kanapén maximum két fő ülhet). Több résztvevő esetén a házigazda a fotelbe, a vendégek a kanapéra ülnek. (Széket nem érdemes bevinni, mert a székről 'lenéznek' az esetlegesen magasabb rangúakra.)

| Önellenőrző kérdések
Válaszoljon az alábbi kérdésekre a helyes válasz megjelölésével! Minden kérdésnél egy választ jelölhet.
1. A hivatalos névjegykártyán hova írjuk a munkahely nevét, címét, telefonszámát, faxot, e-mailt?
| jobb alsó sarokba
| bal alsó sarokba
| fent középre
2. Milyen sorrendben adjuk át a névjegykártyát a jelenlévőknek?
| először a nőknek
| először a legmagasabb rangúnak
| először a házigazdának
3. A munkahelyi etikettre melyik tartalmi szabály igaz?
| A munkavállaló a vállalat értékeivel való azonosul, magatartása a vállalatot jellemzi.
| Mindig a munkaidő előtt hozzáfog feladatai elvégzéséhez.
| A munkahely elhagyásakor személyesen és/vagy telefonon is elköszön kollégáitól.
4. Tárgyalás során a tárgyaló feleket hogyan célszerű a tárgyaló asztalhoz ültetni?
| egymás mellé
| tetszőleges helyre ülnek
| egymással szemben
5. A megbeszéléseknek, értekezleteknek mi az elsődleges célja?
| információgyűjtés és döntéshozatal
| új üzleti partnerek felkutatása
| kapcsolattartás a kollégákkal
6. Melyik állítás igaz arra az esetre, amikor a vállalathoz vendég érkezik?
| Elsőként lépünk be a vezető ajtaján és megtartjuk az ajtót a vendég előtt.
| A vendégnek kinyitjuk a vezető irodájának ajtaját és beengedjük magunk előtt.
| Rang szerinti sorrendben, egymást követve belépünk a főnöki iroda ajtaján.
7. Az angolok mikor adják át névjegyüket egy tárgyalás során?
| a tárgyalás elején
| amikor szót kapnak a tárgyaláson
| a tárgyalás végén

| A tananyag összeállításához használt forrásművek
Görög Ibolya 2016: Protokoll- az életem. Budapest: Athenaeum Kiadó.
Lőcsei Judit 2006: Etikett és a protokoll alapjai. Budapest: Szókratész Külgazdasági Akadémia.
Sille István 2005: Illem etikett protokoll. Budapest: Akadémiai Kiadó.
http://www.protokoll-info.hu/kozeleti-kultura/pontossag-a-kozeleti-viselkedeskulturaban.php
http://globalmj.eu/wp-content/uploads/2013/12/5_zator.pdf
http://www.külker.hu/wp-content/uploads/2013/03/Seg%C3%A9danyag-a-felk%C3%A9sz%C3%BCl%C3%A9shez-2011.pdf
www.businessculture.org