KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban

MODUL: III. modul

9. lecke: A prezentáció tartalmi és formai jellemzői. Az előadó személyisége, előadásmódja, öltözéke, kapcsolata a hallgatóval. A nonverbális kommunikáció

| A lecke célja bemutatni a prezentáció mint előadás megfelelő kivitelezésének feltételeit. Szó lesz az előadó személyiségéről, megjelenéséről, valamint a hallgatókkal való kapcsolatának kialakításáról, és az előadáshoz kapcsolódó nonverbális kommunikációval.
1. Milyen a jó előadó?
"Egy jó, rögtönzött beszéd összeállítása általában három hetemet viszi el" ? mondta egyszer Mark Twain. Mindez jelzi, hogy egy ppt előadást nem lehet egyetlen este alatt összeállítani, különösképpen nem lehet annak előadására felkészülni. Az alábbiakban a jó előadót jellemző vonásokról lesz szó.
Nézze meg az alábbi videót, amelyen különböző vélemények hangzanak el a "jó előadó" fogalmáról: https://www.youtube.com/watch?v=AhZ00mYpuyo
Az alábbi táblázatba írja be, milyen képességeket említenek a különböző megszólalók! Elemezze azt is a megadott szempontok szerint egy-egy szóval, hogy ők maguk mint előadók hogyan nyilvánulnak meg!
Név | A "jó előadó" fogalma | Szemkontaktus | Gesztikuláció | Beszéd stílusa | Artikuláció | Általános benyomás
Szulyovszky Gábor |  |  |  |  |  |
Péter Tamás |  |  |  |  |  |
Móra Eszter |  |  |  |  |  |
Bíróné Szőcs Eszter |  |  |  |  |  |
Rosnik Dóra |  |  |  |  |  |
Zalavári András |  |  |  |  |  |
Garamvölgyi Tamás |  |  |  |  |  |
Pálfi Éva |  |  |  |  |  |
Veit András |  |  |  |  |  |
Manhertz Edit |  |  |  |  |  |
Sátor Norbert |  |  |  |  |  |
Homonnai Viktor |  |  |  |  |  |
Melyik előadó tetszett Önnek a legjobban? Miért? Ön szerint mitől jó egy előadó? Tegye sorba az alábbi jellemzőket a legfontosabbtól kezdve (1) a legkevésbé fontosig (13)!
A jó előadó...
...alaposan felkészült, mély ismeretei vannak a témát illetően. ...ismeri közönségét, a prezentációt az ő szükségleteik szerint állítja össze. ...megfelelő sebességgel beszél, a fontosabb részeknél hatásszünetet tart. ...soha nem memorizálja szóról szóra a prezentáció szövegét, s nem olvassa jegyzeteit. ...bizonyítékok használatával teremti meg hitelességét. ...azt a benyomást kelti, hogy a témában járatos szaktekintély. ...szenvedéllyel közelít a témához, s vágyat érez arra, hogy megossza a témát hallgatóságával. ...személyes történeteket, anekdotákat használ. ...lelép az emelvényről, s bevonja közönségét. ...megragadja a hallgatóság figyelmét már a prezentáció legelején, világosan közli gondolatait, majd erőteljesen lezárja a prezentációt. ...szavai és gesztusai kongruensek. ...magabiztos, mégis szerény. ...nyugodt, társalgó stílusú, őszinte és megközelíthető.
2. Az előadó felkészültsége
A jó előadás alapvető kritériuma a jó felkészültség: sokkal többet kell tudnunk az adott témáról, mint amennyit felhasználunk a prezentációhoz. Ezt szimbolizálja a jéghegy-analógia: a prezentáció csak a témával kapcsolatos ismereteink töredéke (egyes javaslatok szerint 10 százaléka) legyen, a fel nem használt ismeret megmutatására például jó lehetőség a kérdezés-felelet szakasz, amikor a hallgatóság célzott kérdéseire megfelelően tudunk válaszolni. A felkészültség magabiztosságot eredményez, amellyel rendelkezve nehezebben jövünk zavarba az előadás közben. A felkészültség nem csak az igényes, átgondolt ppt elkészítését jelenti, hanem az előadás begyakorlását, konkrét szófordulatok kiválasztását, esetleg rövid jegyzet készítését, valamint a nonverbális kommunikáció (akár tükör előtti) gyakorlását, a megfelelő öltözék kiválasztását (ld. a Protokoll című fejezeteket).
3. Az előadó verbális kommunikációja
Hogyan érdemes előadást tartani? Sokan "biztos útnak" vélik az előadás leírását és felolvasását, azonban ez nagyon mesterkélt hatást eredményez, a szöveg nem értelmező, hangsúlyozó felolvasása nehezen követhetővé teszi az előadást. Továbbá, a figyelem hamar lankad ilyen estben. Másik hiba az, amikor szóról-szóra memorizáljuk a szöveget. Ez nemcsak azért hátrányos, mert a hallgatóság ébersége, figyelme hamar eltompul, hanem azért is, mert nagy valószínűséggel belesülünk a beszédünkbe. A megfelelő és élvezetes előadás szabad szóval történik, hol gyorsabb, hol lassabb tempót követve, megfelelően hangsúlyozva és kiegészítő testbeszédet alkalmazva, amely az értelmezést megkönnyíti, az érdeklődést folyamatosan fenntartja. Kerülni kell a monoton, színtelen hangon történő beszédet, ehelyett használjuk a tónust arra, hogy a kulcsüzeneteket megjelöljük. A beszéd közben törekedjünk arra, hogy kerüljük bizonyos szavak túlhasználatát vagy az "ööö"-zést.
Érdemes azonban rövid jegyzetet készíteni azokról az érdekességekről, vagy nehezebb szakszavakról, adatokról, amelyeket említeni kívánunk és nincsenek a dián. A jegyzeteket akár egy ízléses kartonon időnként kézbe vehetjük, vagy az asztalon egy papírra nagy betűvel írhatjuk, amit felemelés nélkül is el tudunk olvasni, ha kell. Hibás módszer folyószöveget normál betűmérettel kinyomtatva kézbe venni, mert azon előadás közben nem lehet eligazodni. A "jéghegy csúcsa" elve azt is jelenti, hogy az előadás általában jóval több információt kell tartalmazzon, mint amely a dián megjelenik, kivéve, amikor pl. egy ábrát elemzünk csupán egy-két adatot kiemelve. A szabad előadásmód természetesen nem spontán, hanem tudatosan tervezett, de közben az esetleg felmerülő hibákat is (valamit elfelejtettünk megemlíteni, nem működik a technika, nem jól látható egy kép stb.) jobban tudjuk kommunikálni. Mindeközben a hallgatósággal is fel tudjuk venni a szemkontaktust, illetve monitorozni tudjuk a reakciójukat.
4. Az előadó nonverbális kommunikációja
A beszéd mellett nagyon fontos az azzal összhangban lévő nonverbális kifejezésmód is. A testbeszédnek és a hangnak összhangban kell állnia a mondanivalóval, azt kell erősítenie, támogatnia. Ezek támasztják alá a mondanivalót, ettől válik az előadó és maga az előadás hitelessé. A testtartás, a mozgás, a gesztusok, az arckifejezés, illetve a szemkontaktus igen fontos. Pszichológiai kutatások szerint az interaktív kapcsolatok során kialakuló érzéseknek és hozzáállásnak csak 7 százaléka függ a szavaktól, 38 százaléka a hangtól, 55 százaléka pedig a testbeszédtől, a test kifejezéseitől. De ha a szavak látszólag ilyen kevés súllyal esnek is latba, természetesen nem lehet csak mutogatni egy prezentáció során.
A természetes módon felmerülő izgalom és idegesség leküzdésére, amely az előadást negatívan befolyásolhatja, egy nyugodt, laza testtartás felvétele a kiindulópont. Ebben a pozícióban a karok kétoldalt lazán leeresztve lógnak, a kezek nincsenek összeszorítva, a fej felemelt és előre néz. A vállak lazán leengedve, a felsőtest egyenes, de nem merev. Ebből a pozícióból indulnak a gesztikulációk és mozgások. A mozgás iránya az egész termet fogja be, de ne hatoljunk be a csoportokba túl gyakran, és soha ne fordítsunk hátat a hallgatóságnak. Ahhoz, hogy a mozgás természetes és célzatos legyen, a hallgatóságot is be kell vonni. Ezt úgy érhetjük el, hogy szemkontaktust létesítünk egy személlyel és közeledünk feléje. A mozgás is lehet informatív: a folytonos mozgással a tér meghatározott részeit a kulcs üzenetek kommunikációjára használhatjuk.
A legtöbb ember a kommunikációja szerves részeként használja a gesztusokat, legalábbis hétköznapi beszélgetéseiben. Azonban abban a percben, amikor közönség elé kerül, feszült lesz és eltér megszokott stílusától. Engedni kell, hogy a természetes gesztusok a felszínre kerüljenek, és azokat szándékoltan kell használni az üzenetek megerősítéséhez. Sok előadó fél az arcmimikáját használni a hallgatóság előtt, azonban ez mesterkélt hatást kelt. Az előadó attól válik autentikussá, ha az általa egyébként használt gesztusokat alkalmazza. Olyan gesztusokat érdemes használni, amelyek kiemelik a tartalmat, hangsúlyozzák a kulcselemeket.
A közönséggel való kapcsolat kialakításának jó módja, hogy a résztvevőkre nézünk. Ez olyan dolog, amit mindig használunk, ha szemtől-szemben beszélünk valakivel, azonban gyakran teljesen elhagyunk, ha előadást tartunk. Sokan tartanak attól, hogy a közönségtől negatív visszajelzést fognak kapni, ezért azt úgy próbálják elkerülni, hogy egyszerűen figyelmen kívül hagyják. Ahelyett, hogy a közönségre nézne, sok előadó inkább a jegyzeteit vagy a berendezési tárgyakat nézi. Ezek sohasem adnak negatív visszacsatolásokat, ám pozitívat sem, a hallgatóban pedig a zavartság érzését keltik.
A szemkontaktus tartásának jól bevált módszere az ún. "világítótorony" jellegű pásztázás. Ez annyit jelent, hogy a szemünket egyenletesen és mégis véletlenszerűen járatjuk a teremben, és bekapcsoljuk a széleken vagy hátul ülőket is. Nem szabad azonban túl sokáig az első sorban ülő barátságos arcokra koncentrálni, mert elveszíthetjük a többieket, valamint a túl hosszú szemkontaktus egy-egy emberrel zavarba ejtő is.
5. Az előadás és az idő viszonya
A megfelelő időzítésnek több szempontból is kiemelt szerepe van. A jó előadás kritikus pontja a klasszikus bevezetés, tárgyalás, befejezés hármas tagolás közül az elejére és a végére esik. Ezek azok a pontok, amikor a hallgatók a leginkább figyelnek. Az elején a hallgatók az új helyzetben való eligazodás miatt hajlandóak több energiát szentelni az előadónak, ezért kiemelten fontos az első néhány perc. Emiatt szokták ajánlani, hogy valamilyen személyes történettel kezdje előadását a prezentáló. Azonban a figyelemfelkeltő "sztorinak", esetleg viccnek, idézetnek, képnek mindenképpen kapcsolódnia kell a témához, különben funkciótlanná válik és rossz benyomást kelt. A prezentáció végén az összegző rész ismét kiemelt figyelmet kap, mert aki nem követte szorosan az előadást, az is figyel, mert itt derül ki a "lényeg".
Az előadás ideje is behatárolt: a tapasztalatok alapján a hallgatók 20-25 percig képesek figyelni, ezért ajánlatos ilyen korlátot szabni az előadásnak. Ha hosszabb előadást kell tartani, akkor is körülbelül ilyen időközönként kell megtörni a prezentációt például egy kérdéssel vagy más interaktív feladattal, esetleg látványos eszközváltással. Nagy hibának számít a tervezett idő túllépése!
6. A diák vizuális megjelenése
A vizuális segédeszközök használata alátámasztja a mondanivalót, nagyban segíti a hallgatóságnak átadott információ megtapadását, ráadásul a különböző eszközök használata színesebbé teszi az előadástechnikát. A vizuális segédeszközök színesítik, dramatizálják a prezentációnkat, segítik a megfelelő tempó tartását, illetve a prezentáció tematikájának tartásához is nagy segítséget nyújt. Megkönnyítik az üzenet megértését, de a prezentáció középpontjában mindig az előadónak kell lennie, nem szabad engedni, hogy az eszközök "átvegyék az uralmat".
Elsőként, fontos, hogy a ppt diái harmonikus és egységes képet mutassanak. A szolid dizájn általában a szakmaiságot jelzi, de a háttér a választott szín vagy egy motívum segítségével diszkréten utalhat a választott témára is. A szöveg megjelenítésénél a betűméret nagyon fontos, 24-esnél kisebbet sose alkalmazzunk: a túl kicsi betűkkel írt szöveg olvashatatlan, elvonja a figyelmet, és ingerülté teheti a közönséget. Egy oldalon általánosságban ne használjunk hét sornál többet, egy sorban pedig hét szónál többet. A leggyakoribb prezentációs hibák egyike, amikor az előadó túl sok információt akar egy diára zsúfolni. A dián megjelenített szöveg vázlatszerű legyen, amelyet logikai jelekkel tehetünk még érthetőbbé (+, ⇒ ). Összefüggő szöveget ne tartalmazzon, kivéve, ha idézet vagy definíció. A kulcsüzenetek, kifejezések kiemelésére egységes jelölést alkalmazzunk (pl. vastag betű és/vagy színkiemelés), ne változzon diáról diára, és ne csupa nagybetűvel emeljünk ki, mert az helyesírásilag helytelen. A szöveg és a háttér éles kontrasztot adjon - gyakran a kivetítőn halványabban jelennek meg a színek, mint a számítógépünkön, erre készülni kell. Számos tudományos vizsgálat bizonyítja, hogy a színek használata elősegíti az emlékezést és fokozza a szemléltetés hatását. A ppt-diák képe az előadóról alkotott vélemény része, így a szövegben megjelenő helyesírási hibák is, ezeket alaposan ellenőrizni és javítani kell (ld. még a stílusról szóló fejezetet). A helyesírási hiba a felkészületlenség hatását adja.
A nem szövegszerű vizuális elemeknek is fontos szerepük van az üzenet átadásában. A vonalak, szegélyek, négyzetek, formák mind-mind érdekesebbé, megragadóvá, vonzóvá tehetik a szemléltetőeszközt, ám nem szabad túlzásba vinni ezeket, mert zavaró, megtévesztő lehet, és amatőr hatást kelthet a közönségben. A képek, táblázatok, grafikus ábrák az előadást szemléletesebbé és érdekesebbé teszik, valamint a pontos adatok a szakmaiságot hangsúlyozzák. A jól megválasztott grafika hatása tartós, emléke hosszú ideig megmarad a közönségben. Ez is azzal a ténnyel függ össze, hogy az emberek sokkal inkább képekben, mint szavakban gondolkodnak. Az ábra, táblázat kiválasztásánál fontos, hogy pontosan értelmezni és magyarázni tudjuk, és minden releváns adatával tisztában legyünk. Ha grafikus ábrát és szöveget vegyesen ábrázolunk, akkor a felület kétharmadát hagyjuk üresen.
7. A figyelemirányítás
A figyelemirányítás komplex eszközrendszert jelent, amellyel a hallgatót végigvezetjük az előadáson. Ennek fontos része a már említett bevezetés és összegzés.
Szóbeli figyelemirányítás
Általános szabály, hogy ne a dián szereplő címet, szöveget olvassuk fel, hanem fogalmazzuk át. Például a tartalomjegyzéket így magyarázzuk: Lássuk akkor, nagy vonalakban miről is lesz szó. Szintén fontos, hogy változatosan, érdekesen adjunk elő, felváltva rövid és hosszú mondatokat, ill. kérdést és állító mondatokat alkalmazva. A hallgatóval egy közösséget képezve értelmezzük a szövegeket, ábrákat, pl. Látható, hogy..., De kérdésként merülhet fel, hogy..., Vajon ...? Emellett folyamatosan használjunk visszautalásokat a korábban elmondottakra (felidézés, ismétlés), pl. És amint azt az előző részben/dián is láthattuk..., Mint már említettem....; valamint előreutalásokat az előadás hátralevő részére, pl. Mint azt majd a következő videón látjuk..., Talán választ kaphatunk majd az alábbi felmérésből... A több szempont megjelenítésénél, összehasonlításnál, fontos a kritikus szemlélet nyelvi hangsúlyozása is: Egyfelől..., másfelől..., nagyságrendileg több..., szignifikánsan magasabb... A figyelemirányítás hatékony eszköze egy egymondatos lokális összegzés a fejezet végén.
A közösség bevonása
A figyelem fenntartásához érdemes a mondandót gyakorlati példákkal illusztrálni, akár saját tapasztalatokat bevonni. A személyes példák ráadásul emelik az előadói hitelességet, emberként is közelebb kerül az előadó a hallgatósághoz. A prezentáció részben interaktívvá is tehető, ezáltal a hallgatóság jobban bevonható az előadásba. Ennek részeként a közönséget kérdésekkel, szavazással lehet aktiválni.
8. Az előadás légköre
Fontos, hogy az előadó a hallgatók iránt érzett őszinte megbecsülését is ki tudja fejezni. Ezt szavakkal is megtehetjük, pl. az előadás elején és végén megköszönjük a jelenlétet, figyelmet. Az előadásmódban az én?Önök szembeállítása helyett a többesszám első személyű "mi" használata azt implikálja, hogy egy közösségnek érezzük magunkat a jelenlévőkkel, és nem érezzük magunkat szerepünkben följebbvalónak. A tiszteletet jelzi az előadó alapos felkészültsége is. Lényeges eszköz azonban a megbecsülés kifejezésére a nonverbális kommunikáció: nyílt szemkontaktus, derűs tekintet. Ellenkező hatást eredményez például a zsebre dugott kéz, keresztbe font kar.
Ha a hallgatókra különösen jellemző példát, képet, adatot említünk, esetleg megemlítjük néhány ember nevét a hallgatóság közül, ez közelebb viszi az előadót a hallgatóságához. Olyan témákat érdemes bevonni az előadásba, amely az adott közönséget érdeklik. Érdemes már időben ott lenni a prezentációnk helyszínén, hogy a technikai eszközök kipróbálása után maradjon még idő arra, hogy beszélgessünk. És akár éppen ezeket a témákat is bele tudjuk szőni a prezentációnkba, amely ezáltal személyesebb, közvetlenebb lesz. Az előadó szerénysége mellett azonban fontos a visszafogott magabiztosság: ne mentegetőzzünk, a hallgatóság elnéző a hibákkal szemben, ha érzi a megbecsülést.

| Ellenőrző kérdések
1. A prezentáción előadottak...
| a témával kapcsolatos ismereteink fele
| tükrözi a témával kapcsolatos ismereteinket
| a témával kapcsolatos ismereteink 10%-a
| a témával kapcsolatos ismereteink 30%-a
2. Melyik a legmegfelelőbb mód egy előadás megtartására?
| Felolvasni a szöveget, mert így minden pontosan hangzik el.
| Memorizálni a szöveget, mert ott helyben biztosan nem jutnak eszünkbe a nehezebb szavak, adatok.
| Szabadon előadni, lehetőséget adva az improvizációnak.
| Szabadon előadni, néhány szavas jegyzettel a kezünkben.
| Szabadon előadni, de a teljes szöveg a kezünkben van a biztonság kedvéért.
3. Mit jelent a világítótorony-jellegű pásztázás?
| Az éber hallgató a prezentáció minden részletére figyel.
| Előadás közben az előadó szemét egyenletesen, véletlenszerűen járatja a teremben a hallgatóságon.
| Az előadó a kivetített dia minden részletére felhívja a figyelmet.
4. Melyik nem a szóbeli figyelemirányítás eszköze?
| előreutalások és visszautalások
| egymondatos lokális összegzés a fejezet végén
| a dián szereplő szöveg értelmező átfogalmazása
| logikai jelek a dián
5. Milyen egy jól látható/érthető dia megjelenése?
| min. 24-es betűtípus, max. hét sor, soronként max. 7 szó
| min. 18-as betűtípus, max. 12 sor, soronként max. 8 szó
| min. 16-os betűtípus, max. 10 sor, max. 10 szó

| Felhasznált irodalom
https://www.profession.hu/cikk/20091030/a-jo-eloado-muhelytitkai/283# letöltés ideje: 2017. júl. 8. http://www.newcode.hu/nlp-blog/63-hogyan-legyunk-hatekony-es-magabiztos-eloadok letöltés ideje: 2017. júl. 8.