KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban

MODUL: II. modul

6. lecke: Az értekezlet

| A lecke témája az értekezlet, célja megismertetni az értekezletek fajtáit, jellemzőit, sikerességének feltételeit és a tervezésekor számba veendő szempontokat. Megismerteti az értekezlet résztvevőinek fajtáit, feladatait, többek között az értekezletvezető tevékenységi köreit.
1. Az üzleti élet rendezvényei
A szakmai-üzleti élet folyamatos kapcsolattartásról, új kapcsolatok kialakításáról szól, ennek érdekében időről-időre szükséges a cégeken belül és a cégen kívül megbeszéléseket, találkozókat szervezni. Az alábbi táblázatban a főbb rendezvénytípusok, ezek célja és résztvevői találhatók.
Név | Példa | Cél | Résztvevők
Vállalati belső rendezvények | nagygyűlések, éves beszámolók, szórakoztató (sport, kultúra) programok. | együttlét, a közös gondolkodás, a céghez kötődés erősítése. | a munkatársak, vagy egy kijelölt csoportjuk
Partnereknek szervezett programok | gyárlátogatás, üzleti ebéd, vacsora, termékbemutató | az ismeretség szorosabbra kötése, kapcsolatépítés, karbantartás és erősítés, valamint új megrendelések előkészítése, elősegítése. | a cég és a partnercégek képviselői (esetleg kiegészítésként sajtó)
Fogyasztóknak szervezett események | nyílt napok, termékbemutatók, reklám. | a cég ismertségének, jó hírnevének erősítése közvetett cél lehet a vásárlások növekedésének elősegítése. | végső vevők, fogyasztók
Sajtórendezvények |  | a cégről kedvezőbb kép kialakítása, vagy fenntartása, | általános és/vagy a szaksajtó képviselői
Konferenciák, szimpóziumok | közvetlenül új információk megszerzése, szakmai előadások, esettanulmányok bemutatása (egy nagy témát, vagy témacsoportot mutatnak be, több oldalról) | ismerkedés és tapasztalatcsere, de hosszabb távon új megrendelések tető alá hozása | szakmai közönség
Vásárok, kiállítások | a cég termékeinek, tevékenységének részletes ismertetése, kiemelve az újdonságokat és egyediségeket, valamint megfigyelve a konkurenseket | ismertség növelése, bemutatkozás | vevők és potenciális vevők, konkurensek, partnerek, sajtó, minden érdeklődő
Tárgyalások, értekezletek | Meeting, tárgyalás, szakmai értekezlet, politikai értekezlet | Ellenérdekelt vagy azonos érdekű felek beszélnek egymással, valamilyen konkrét cél, konkrét ügy megoldása érdekében. | cégen belüli akár külső partnerek
A rendezvénytípusok között különösen fontos szerepet tölt be az értekezlet.
Milyen a sikertelen értekezlet?
Mielőtt egy sikeres értekezlet ismérveit felsorolnánk, érdemes inkább azzal kezdeni, hogy mikor sikertelen egy értekezlet. Ilyen jellemzők az, hogy pl. nem a megfelelő személyeket hívtuk meg, sokan elkéstek, az értekezleten kevés a hozzászólás, a megbeszélés tempója nagyon gyors vagy éppen túl lassú, a résztvevő felek között élesek szembenállások, rosszak személyközi kapcsolatok. A találkozóról nem készültek feljegyzések, a levezető elnök nem semleges, hanem a saját véleményét hangsúlyozza, valamint vég nélkül folyik a vita, az értekezlet eredményeképpen a résztvevők nem jutnak semmilyen következtetésre. Ezeket tehát célszerű elkerülni.
A jó értekezlet jellemzői
Most tehát rátérhetünk arra, milyen is a jó értekezlet. Ennek jellemzői a következők: valamennyi résztvevő tisztában van az értekezlet céljával, ezért jól felkészülten érkeznek. A beszélgetés lényegre törő, aktív, egyértelmű, mégpedig együttműködő, motivált résztvevőkkel. A találkozó hatékonysága azzal mérhető le, hogy a végeztével mindenki pontosan tudja, mi az ő következő feladata, és ahhoz milyen lehetőségei vannak.
2. Az értekezlet tervezése
Az értekezlet tervezése során fel kell tenni a kérdést, hogy valóban szükség van-e értekezletet tartani, nem felesleges időpazarlás-e? Mivel sok ember munkaidejéből szánunk rá időt, ezért a költségvonzatával is számolni kell. Át kell gondolni, hogy mit szeretnénk megoldani, és nem lehetséges-e mindezeket a problémákat más lehetőségek útján, pl. telefonbeszélgetés, e-mail, négyszemközti találkozó során megoldani.
Akkor van szükség egy értekezlet létrehozására, ha
A lehető leggyorsabban kell több emberhez eljuttatni bizonyos információkat Döntésre van szükség, ám nincs időm "átnézni az egész anyagot" Különböző nézőpontokra vagyok kíváncsi ugyanabban a témában Együttműködésre van szükségem Kíváncsi vagyok mások véleményére
Ezzel szemben nincsen igazán létjogosultsága az értekezletnek, ha
Minden héten, hétfőn értekezletet szoktunk tartani és ma hétfő van Nincs semmi különösebb megvitatnivaló Valószínűleg nem jutnánk semmire A többiek véleményétől függően nekem kell döntést hoznom és én már tudom, mit fogok tenni A többiek bevonása még jobban összezavarná a dolgokat
3. Értekezlet-típusok (kialakulás alapján)
Az értekezleteknek több fajtája létezik. Leggyakrabban kialakulásuk alapján és funkciójuk-céljuk alapján szoktuk őket elkülöníteni. Kialakulásuk szerint az alábbi három típus létezik:
a) | Formális értekezlet
b) | Informális értekezlet
c) | Tervezett informális értekezlet
A) Formális értekezlet
A formális értekezlet menete szigorú napirend szerint felépített, a vitát erre kijelölt valaki vezeti, és a hozzászólások időtartama korlátozott. Ilyenek például a különféle szakmai bizottsági ülések.
B) Informális értekezlet
Ezzel szemben az informális értekezletek részben spontán módon alakulnak ki, az "üljünk le és beszéljünk valamikor" gondolat jegyében. Sok esetben a formális értekezlet után, annak egy-egy témája köré szerveződnek, a résztvevők egy kisebb csoportjából. Ilyen alkalmakkor egy speciális kérdésre összpontosítanak, a résztvevők az adott kérdés szakértői vagy érdeklődők.
C) Tervezett informális értekezlet
Végül a harmadik típus a tervezett informális értekezlet, amely igen gyakran hatékony megoldásnak bizonyul. Ez a típus jellemzően valamely projekthez kapcsolódik. Létrejöttének körülményei speciálisak: a tervezője készíti elő azokat a helyzeteket, amelyek alapján ezek az értekezletek "spontán módon" kialakulnak.
4. Értekezlet-típusok (téma és cél alapján)
Az értekezletek másik csoportosítása azok funkcióját, témáját, célját vizsgálják. Ezek a következők:
a) | Beszámoló jellegű értekezlet
b) | Problémát azonosító értekezlet
c) | Eszmecsere/ötletgyűjtő jellegű értekezlet
d) | Problémamegoldó/döntéshozó értekezlet
A) Beszámoló jellegű értekezlet
A beszámoló jellegű értekezlet célja az információ továbbítása, a tájékoztatás. Ilyen többek között a vállalat új politikájának ismertetése, egy vezetői döntés okainak elmagyarázása. Fontos, hogy amennyiben a résztvevőket érintő negatív hírről van szó, akkor azt rögtön az elején, nyíltan kell elmondani nekik, valamint vissza kell ellenőrizni, hogy megértették-e.
B) Problémát azonosító értekezlet
A problémát azonosító értekezlet célja a problémák felszínre hozása, megvitatása. Ezeken az alkalmakon érdemes minél több problémát felvetni. Problémaként adódhat az, hogy a résztvevők esetleg nem mernek kritikát megfogalmazni, azonban a jó vezető el tudja érni, hogy a beosztottak beszéljenek problémáikról. Az őszinteség vállalati kultúrától függ. Fontos szempont, hogy ha vezetővel kapcsolatos a probléma, az ne legyen jelen az értekezleten.
C) Eszmecsere/ötletgyűjtő (brainstorming) jellegű értekezlet
Az eszmecsere/ötletgyűjtő jellegű értekezlet célja az alkotás, egymás inspirálása. A részvevők egy probléma kapcsán megoldási alternatívákat javasolnak. Fontos, hogy kritika helyett egymás inspirálása legyen a cél. Az ötleteket menet közben fel kell jegyezni, rendszerezni szükséges.
D) Problémamegoldó/döntéshozó értekezlet
A problémamegoldó/döntéshozó értekezlet célja a probléma megoldása a résztvevők segítségével. Ez a típusú értekezlet komoly vezetői előkészületeket igényel: háttéranyagot szükséges előkészíteni amely tartalmazza a problémát és következményeit valamint a megoldási javaslatokat. A tünetek helyett a probléma valódi lényegét megragadni! A döntés után következzen a felelősök kijelölése, és esetleg jelöljenek ki időpontot egy végrehajtási értekezlet megtartására is.
5. Az értekezlet tervezése
Az értekezletek tervezésekor több szempontot át kell gondolni. Röviden ezek az alábbiak:
1. Gyakoriság
Frissen szervezett csoportok gyakrabban találkozzanak, míg a rutinosak ritkábban. Fontos, hogy rendszeres értekezletek esetében mindig azonos időpontban tartsunk értekezletet!
2. Időtartam
A találkozó mindig időben kezdődjön és fejeződjön be! Max. 2 óra időtartam javasolt szünet nélkül. Túl hosszú tárgyalás helyett pótértekezletet kell tartani.
3. Hely
Az értekezlethez megfelelő helyet is kell találni, ilyen egy jól elkülöníthető, csendes, kényelmes terem. Fontos, hogy elegendő ülőhely, jó levegő, megvilágítás, akusztika legyen biztosítva. A minimális felszereltség a tábla, a flipchart vagy a vetítővászon. A részvevők az értekezlet során lássák egymást, legyen asztaluk, ahol tudnak jegyzetelni, valamint legyen biztosítva víz, kávé, pogácsa.
4. Napirend
Az értekezlet sikerességének alapvető feltétele, hogy előzetesen készüljön napirend, amelynek alapján a résztvevők fel tudnak készülni. Legyen azonban lehetőség is a módosításra. A napirend pontjai fontosság szerinti sorrendet követnek. Fontos szerepe a napirendnek, hogy általa az oda nem tartozó kérdéseket kizárjuk az értekezlet menetéből. A befejezés és összefoglalás legyen külön napirendi pont
5. Jegyzőkönyvezés
Előre el kell dönteni, ki vezeti a jegyzőkönyvet. Formája szerint rövid, tömör, strukturált legyen. A legépelt jegyzőkönyvet az értekezletet követően hamar a csoporttagoknak el kell juttatni.
A következő tartalmakat kell jegyzőkönyvezni:
a) | Döntések
b) | Meg nem oldott problémák terve
c) | Felmerült és későbbiekre utalt problémák
d) | Feladatok, teendők
e) | Feladatok felelősei
f) | Határidők
Ezzel szemben nem kell jegyzőkönyvezni a döntés előtti vitákat.
6. Szerepek az értekezleten
A részvevők bizonyos szerepeket tölthetnek be az értekezleten. Legfontosabb ezek között a Vezető, akinek számos feladatköre van. Elsősorban moderálja, irányítja a vitát, és csak a döntési helyzetekben avatkozik közbe. Ha az egyes projekteknek saját vezetőjük van, elsősorban az ő beszámolójukra támaszkodik. A döntés előkészítése, ill. a végső döntés meghozatala is a vezető feladata. A vita és beszélgetés moderálása, a megfelelő irányban és stílusban tartása a hatékonyság feltétele.
A többi résztvevő önkéntelenül is bizonyos szerepeket vehet fel. Ilyenek például
A Nagyképű Az Álmodozó A Harcias A Békeharcos A Magába Mélyedő A Nézelődő Az Unatkozó Az Értetlen Az Uralkodó A Hallgatag A Mókamester
A vezető feladata, hogy megfelelően kezelje és a lehető legtöbbet hozza ki a fenti szerepeket betöltő hallgatóakat. Néhány példa közülük:
Az Uralkodó
Jellemzője, hogy ha egyszer szót kap, nem akarja abbahagyni és nincsenek túl jó ötletei. Érdemes őt úgy kordában tartani, hogy a többieket is mozgósítjuk a kérdésekkel. Fontos, hogy ne szálljunk harcba az Uralkodóval, ne legyünk ellenségesek, ne szóljuk le az Uralkodó minden javaslatát!
A Hallgatag
Senki se veszi észre őket, beolvadnak a részvevők táborába. Lehetnek jó ötleteik, de pl. szégyellősek ezeket hangosan megtenni. Fontos, hogy valahogyan szóra bírjuk őket. Tegyünk fel neki vagy a csoportnak nyitott kérdéseket (amire hosszabb választ várunk). Ne beszéljünk gyorsan, pattogósan, mert azt támadásnak véli, ne élcelődjünk rajta, mert az zavarba hozza. Megszólalását építsük be a következő megjegyzésünkbe, jelezve, hogy odafigyelünk rá!
A Mókamester
Gyakran elkalandozik a témától, folyamatosan szórakoztatja a közönségét. Ne hagyjuk, hogy mindenki belefeledkezzen a sztorijaiba, tereljük vissza a beszélgetést a tárgyhoz. Ne támadjuk a Mókamestert, vegyük figyelembe, hogy ez a típus igényli a társasági hangulatot az együttműködéshez.
7. A hatékony értekezlet - összefoglalás
A hatékony értekezlet legfőbb jellemzői a
célirányosság a meghívottak felkészültsége tudatos beszélgetésvezetés és irányítás az időkorlátok figyelemmel kísérése időnkénti összegzések egyértelmű döntések felelősök meghatározása határidők kitűzése figyelem arra, hogy minden résztvevő megfelelően kövesse a beszélgetést zárás előtt meg kell győződni arról, hogy valamennyi résztvevő elmondta, amit tervezett

| Önellenőrző kérdések
1. Az értekezlet javasolt időtartama szünet nélkül
| 1 óra
| 2 óra
| 3 óra
2. Melyik állítás igaz? A formális értekezlet...
| célja a problémamegoldás
| spontán szerveződik
| menetrendje szigorú
3. Melyik állítás nem igaz?
| Frissen szervezett csoportok gyakrabban találkozzanak
| A vásárok, kiállítások célja az ismertség növelése vagy a bemutatkozás
| Az értekezlet napirendje fontossági sorrend szerint készül
| Az értekezlet napirendje nem tartalmazza a bevezetést és az összegzést
4. Mi a vezető szerepe egy értekezleten? Több helyes válasz is lehetséges!
| döntés előkészítése, meghozatala
| vita és beszélgetés moderálása
| saját vélemény közlése
| beavatkozás a döntési helyzetekben
| a jegyzőkönyv vezetése
5. Mit tartalmaz egy értekezleten készült jegyzőkönyv? Több helyes válasz is lehetséges!
| Döntések
| Döntések előtti vita főbb pontjai
| Meg nem oldott problémák terve
| Határidők
| Feladatok, teendők
| Feladatok felelősei
6. Mely állítások igazak?
| A Hallgatagot nyitott kérdésekkel próbáljuk meg szóra bírni
| Az Uralkodót nyílt harcban kell leszerelni
| A Mókamesternek fontos a társasági alaphangulat
| A Hallgatagot finom élcelődéssel érdemes szóra bírni