KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban

MODUL: III. modul

8. lecke: A prezentáció tartalmi és formai jellemzői. Tervezés, anyaggyűjtés és kivitelezés

| A következő három fejezet célja megismertetni Önöket a prezentáció készítésének tartalmi és formai jellemzőivel. Egy prezentáció megfelelő és hatásos előkészítése és előadása tanulmányaik során és munkájuk folyamán állandó elvárás. Ennek megfelelően, az első fejezet a prezentáció tervezési és anyag gyűjtési szakaszával foglalkozik, majd pedig támpontokat ad annak megfelelő kivitelezéséhez. A második fejezet magával az előadás kivitelezésével foglalkozik, az előadó személyiségével, a hallgatókkal való kapcsolatával, valamint az előadáshoz kapcsolódó nonverbális kommunikációval.
1. Mire használható a prezentáció? Előnyök és hátrányok
A power point prezentáció formájában történő előadás számos előnnyel és természetesen hátránnyal is bír. Elkészítésekor tehát ezeket jó előre figyelembe kell venni, és ügyelni arra, hogy bizonyos hibákat elkerüljünk. Az egyik fontos előny az, hogy a ppt lehetőséget ad arra, hogy különböző típusú tartalmakat együttesen mutassunk be, így a szöveg (vázlat, definíciók, idézetek) megjelenítése mellett képekkel illusztrálhatunk, videókat játszhatunk le, grafikonokat elemezhetünk, vagy akár hanganyagot is lejátszhatunk. Emellett a különböző tartalmak nagyon jól, rugalmasan alakíthatók a hallgatói igényekhez, akár az előkészületek folyamán, akár az előadás közben. Az előkészületek során könnyen beemelhető vagy kihagyható egy-egy tartalom.
A prezentáció hátrányait sem hanyagolhatjuk azonban el. Az egyik fontos lehetséges probléma az, hogy mivel könnyen átadhatunk vele nagy mennyiségű információt, megvan annak a veszélye, hogy azt már a hallgatóság nem bírja követni, befogadni. Az átadandó információ mennyiségét előzőleg jól át kell gondolni, és a lényegre koncentrálva korlátozni. Hasonlóképpen, mivel annyi féle tartalomból és megjelenítési formából válogathatunk, jó és átgondolt szerkesztés és válogatás hiányában előfordulhat, hogy a hangsúly a hatásos megjelenítésre kerül a minőségi tartalom helyett. A nehézségek közül meg kell említeni a technikából eredő problémákat is. Például azt, hogy ismeretek hiányában nehéz felkészülni a kivetítés minőségére, ezen belül az előadáshoz kapcsolódó fényviszonyokra, valamint a vászon méretére, amelyre az előadás vizuális anyaga ki lesz vetítve. A túlságosan kis méretű betűk egy nagyobb teremben vagy túl kicsi vászonra kivetítve olvashatatlanná válnak, és a hallgatóság könnyen elveszítheti a figyelmét. Végül, "a technika ördöge nem alszik", azaz előfordulhat, hogy az általunk mentett formátumot az előadás helyszínén biztosított számítógép nem tudja olvasni, vagy egyéb technikai problémából adódóan nem tudjuk lejátszani a prezentációt. Természetesen erre is érdemes "vészforgatókönyvvel" készülni, így több (újabb és régi) formátumban, akár két különböző pendrive-ra mentve biztosítani az anyagunkat, és interneten is elérhetővé tenni (e-mailben, google drivon stb.) magunk számára az anyagot.
Ön szerint melyik jellemzők tesznek egy előadást sikeressé, és melyek tekinthetők hátrányosnak? Írja őket a megfelelő oszlopba!
az előadás tempós, gyors az előadást több videó bejátszásával illusztrálják az előadás szerkezete végig jól követhető az előadás végére derül ki, hogy annak mi volt pontosan a célja az előadás sok kis fejezetből áll az előadás három négy nagy fejezetből áll a diákra szó szerint az van írva, amit az előadó elmond a főbb pontok többször is előkerülnek a prezentációban az előadás alapos történelmi áttekintéssel elkezdődik az összefoglalással minden a helyére kerül, a főbb pontokra újra felhívják a figyelmünket az előadó azt is elmondja, hogy a fejezetek hogyan következnek logikusan egymásra
Sikeres prezentáció | Sikertelen prezentáció
2. Az előkészületek
Az előkészület, a tervezés a jó prezentáció készítésének az egyik legfontosabb fázisa. Tervezés hiányában az előadáson végig érezni lehet, hogy a célja nincs pontosan megfogalmazva, a szerkezeti felépítése zavaros, az egyes részek közötti egyensúly nincsen meg. A következő kérdéseket kell alaposan átgondolni a tervezési folyamat során:
Mi a cél?
Az első feladat annak meghatározása, hogy mi a prezentáció pontos célja, illetve mit szeretnénk elérni a prezentációval. Általános hiba az, hogy a cél nem elég fókuszált: pl.
a) | Bemutatom Győr város templomait
b) | A hallgatók megismerik egy kicsit a négyes metró építésének körülményeit
c) | Egy átfogó képet adok a magyarországi hidak történetéről
Ezek a "célmeghatározások" tulajdonképpen inkább nagyobb témáknak tekinthetők, a jól átgondolt prezentáció célja sokkal pontosabb irányelveket jelent. Pontosabbá, fókuszáltabbá a célt vagy a téma valamilyen szempontú szűkítésével, vagy pedig egy egyéni nézőpont bevonásával, a téma ebből a speciális szempontból történő bemutatásával tehetjük. Pl.
a) | Bemutatom Győr város templomait helyett Különleges ismertetőjegyek Győr város templomain
b) | A hallgatók megismerik egy kicsit a négyes metró építésének körülményeit helyett Koncepciók és megvalósulás: a négyes metró
c) | Egy átfogó képet adok a magyarországi hidak történetéről helyett Hídépítési technikák Magyarországon
A cél határozza meg az egész előadás tartalmát, ennek megfelelően kell egyes részeket bővebben kifejteni vagy éppen elhagyni.
Kinek?
A prezentáció készítésekor a hallgatóságra elsősorban azért kell gondolni, hogy felmérjük, milyen közös tudásra alapozhatunk az előadásban. Más néven tudnunk kell, hogy milyen szakmai előismeretekkel rendelkeznek. A szakmailag felkészült és értő hallgatóság számára felesleges olyan információkat részletesen kifejteni, amit mindenki ismer. Itt elegendő utalni ezekre, különben unalmassá válhat az előadás, és az elkalandozó figyelmű hallgatót nehéz ismét koncentrációra bírni. A másik gyakori hiba az, hogy az előadó a felkészülés során annyira "beleássa" magát a témába, hogy elfelejt olyan fogalmakat kifejteni, amely a hallgatóság számára újdonság (és az előadó számára is az volt még az anyaggyűjtés előtt). Nagyon fontos, hogy az előadás célja nem elsősorban a hallgató elvarázsolása, hanem az, hogy jól értse és a saját világába be tudja építeni a hallottakat. Érdemes tehát külső szemmel is ránézni az előadás tartalmára, képzeletbeli kérdéseket feltenni magunk számára a hallgatóság szemszögéből. Minél többet tudunk a hallgatóságról, annál jobban fel tudunk készülni.
Vizsgálandó szempontok:
Létszám A csoport összetétele Idegenek aránya Hallgatóság témajártassága Érdeklődésük foka Viszonyuk az adott témához Közös kapcsolódási pontok Provokáció lehetősége, haszna, kockázata
Miről?
A cél kijelölése kapcsán szó volt már arról, hogy fontos egy téma pontos körülhatárolása, amely egyben a leszűkítést is jelenti, valamint egy egyedi nézőpont és gondolatmenet érvényesítése. Miért különösen fontos ez a mai világban? Érdemes arra gondolni, hogy az interneten az információk gyakorlatilag korlátlan mennyiségben hozzáférhetők. Az előadást tehát úgy kell alakítanunk, összeállítanunk, hogy ehhez képest újat tudjunk mondani. Az újdonság az információk egyedi összeválogatásában, rendszerezésében, bizonyos dolgok kiemelésében valósul meg. Itt kell kreatívan újat teremteni, azért, hogy érdemes legyen az előadásunkat meghallgatni.
Ha nincsen előre meghatározva valaki más által a prezentációnk, vagyis ha szabadon mi dönthetjük el - akár részben, akár egészében - a prezentációnk témáját, akkor érdemes az anyaggyűjtéssel párhuzamosan informálódnunk bővebben egy témáról, és ennek során kialakítani az előadás szűkebb témáját. Ami a mi figyelmünket érdekességként megragadja, az nyilvánvalóan más számára is érdekfeszítő lehet, így az jó koncepció lehet az előadást erre felfűzni.
Hol és mikor?
Arra is előre kell készülnünk, hogy hol és mikor tartjuk az előadást. A helyszín kapcsán a terem fizikai adottságairól, valamint a technikai feltételekről érdemes előzőleg tájékozódni. Az időpont azért lehet érdekes, mert egy munkával teli nap után, egy fáradt társaságnak biztosan nem lehet olyan tömör és szakmai előadást tartani, mint pl. délelőtt 10.00-kor egy konferencián. Ekkor a tartalmat minél változatosabbra kell összeállítani, és az átadandó információ is korlátozott mértékű legyen.
Milyen időtartamban?
A prezentáció leggyakoribb időtartama 10-15 perc, ilyen hosszúságú egy konferencia vagy bármilyen beszámoló kapcsán. 10-15 perc nem sok idő, de tartalmasan megtölthető dinamikus előadásmóddal, valamint szerkezetileg is több részre bontható.
Gyűjtsön a közlekedés témakörén belül 5 magyarországi "leg"-et (pl. legrégebbi menetrendszerinti hajójárat stb.)!
3. Az előadás szerkezeti felépítése
a) | Címdia
b) | Bevezetés
c) | Tartalomjegyzék
d) | Kifejtés (3-4 fejezet)
e) | Összegzés (konklúzió)
f) | Szakirodalom
g) | Elköszönés
A címdia
Fontos, hogy a cím az érdeklődést felkeltse, de közben arra is utaljon, amiről az szólni fog, pl. Metróval vagy anélkül, A BUBI tapasztalatai, kiterjesztése, Az elektromos kétkerekűek szerepe a hétköznapi közlekedésben. Kreatív cím adható pl. a témához kapcsolódó metaforák alkalmazásával: Merre vittek, merre visznek útjaink a közlekedésigazgatásban?, "Budapesti csillagok - a STARS projekt eredményei és folytatása" Érdemes pl. "kettős" címet adni: címet és alcímet, amelyek jellegükben eltérnek egymástól, így kiegészítik egymást. Pl.
cím | alcím | példa
általános | pontosító | Szintbeni közúti csomópontok teljesítőképessége - Jelzőlámpával irányított körforgalmú csomópontok alkalmazhatósága
kérdés | állítás | Párhuzamosságok a helyközi és távolsági közlekedésben: üldözendők vagy üdvözlendők?
A címdián szerepelnie kell a következőknek:
cím az előadó neve olvasható méretű betűvel (min. 24) az általa képviselt intézménynek vagy szervezetnek a neve a rendezvény (amelyen előad) neve, logója ha az előadás projekt keretében valósul meg, akkor a projekt neve, logója
Példa címdiára:
A bevezetés
A bevezetés célja a figyelemfelkeltés a téma és az előadó iránt. A köszönést követően az előadó nagyon röviden bemutatkozik, majd ismerteti a témát. A bevezetés nem a téma első, bevezető részét jelenti, hanem egy olyan fontos részét az előadásnak, amelyben a) felkeltjük az érdeklődést, b) megjelöljük az előadás pontos célját, c) az alkalmazott módszert, d) elmagyarázzuk, hogy miért releváns, miért olyan fontos az előadásunk a hallgatóság számára. Az érdeklődés felkeltésének a lehetséges eszközei:
jól kigondolt nyitómondat kérdésfelvetés "sokkoló" statisztikai adat (A KSHI legutóbbi felmérése szerint Magyarországon minden harmadik általános iskolás gyermek túlsúllyal küzd) kép: lehet két kontrasztos kép is idézet: fontos, hogy ne legyen közhely, alsó és felső idézőjel közé téve, a szerzőt megjelölve humor, anekdota
Fontos azonban, hogy kerüljük a "politikailag inkorrekt" témákat akár az idézetek, akár egy anekdota kiválasztásánál (politikai állásfoglalás, kisebbségi témák, identitás stb.). A relevancia a téma aktualitásának indoklását jelenti. Itt azt kell kihangsúlyozni, hogy az előadandó téma miért időszerű most, hogyan kapcsolódik a lokális (pl. magyarországi) és a globális témákhoz (globális felmelegedés, fosszilis energiák, stressz, Z generáció, stb.), valamint a szakma jelenlegi főbb témáiba (pl. P+R parkolók, kerékpáros közlekedési útvonalak fejlesztése). Ez a téma "beágyazását" jelenti.
A tartalomjegyzék
A tartalomjegyzék a nagyobb fejezetek sorszámozott címét (1., 2., 3.,), valamint az alfejezeteket (1.1., 1.2., 2.1., 2.2., 2.3., stb.) tartalmazza, összesen 6-8 tételnél nem többet. A tartalomjegyzék funkciója, hogy rövid áttekintést ad az előadásról, orientálja a hallgatót, és képet ad az előadás által követett gondolatmenetről, a forgatókönyvről. Ezáltal a prezentáció folyamán a hallgató nagyjából tudja, "hol tart" a folyamatban. A tartalomjegyzék jelzi az előadás átgondoltságát és az előadó felkészültségének benyomásához járul hozzá. Egyéb elnevezései: Amiről szó lesz..., A tartalomból.... A számozott fejezetcímeket vagy a diák tetején címként, vagy kis betűvel a dia valamelyik sarkában folyamatosan érdemes feltüntetni az előadás folyamán.
A tartalomjegyzék elkészíthető kreatív módon is, amely a vizuális eszközök bevonásával élményszerűbbé teszik ezt a részt. Példák a kreatív tartalomjegyzékre:
Felidézi a témát:
Hangsúlyozza az előadás folyamatjellegét:
Humoros:
A kifejtés
Az előadás középső, kifejtő része logikusan és kreatívan felépített forgatókönyvet, azaz gondolatmenetet követ. A fejezetek (nem több mint 2-4 nagyobb fejezet) egymásra épülnek és fontos, hogy arányosak legyenek. A szerveződés több alapelvet követhet:
Időbeli sorrend (kronológia): múlt ⇒ jelen ⇒ jövő Térbeli sorrend: egyre szűkülő perspektíva; centrumból a periféria felé; nagytól a kicsiig, külső ⇒ belső tényezők Osztályozás: elmélet és gyakorlat, előnyök és hátrányok Logika: ok ⇒ okozat, probléma és megoldás
Egy téma bemutatásakor érdemes több szempontot alkalmazni, ezek közötti összefüggésekre rámutatni (pl. egy közlekedésügyi fejlesztés kapcsán a fenntartó és az ügyfelek szempontjából is). A kifejtés során folyamatosan indokolni kell a kijelentéseket és alátámasztani szakszerű hivatkozással. A hivatkozás módjai:
A dián csak a szerző nevét, a mű kiadásának évét és esetleg (ha nem az egész műre utalunk) az oldalszámot jelezzük zárójelben. Ilyenkor az idézett mű pontos adatait az utolsó dián szerepeltetjük:
Az idézett mű pontos adatait a jobb oldalon vagy alul (esetleg vonallal elválasztva) rögtön feltüntetjük. Ebben az esetben a dián szintén fel kell tüntetni a minimális adatokat:
Összegzés
Egyéb elnevezései: Összefoglalás, Kitekintés, Összegzés, Szintézis, Konkúzió, Az eredmények összegzése, Áttekintés. Az összegzés célja nem megismételni az eddig elmondottakat, hanem kiemelni a főbb pontokat és átfogóan értelmezni őket. Ekkor kell kiemelni a prezentáció konkrét felhasználhatóságának hasznát is. Visszautalhatunk az előadás elején feltett kérdésre, amire a végén választ tudunk adni (vagy ha nem, akkor elmagyarázzuk, miért nem). Az összegzés módjai:
végigvezetjük az "úton", amiről eddig szó volt drámai fokozás (A mozgásszegény életmód mellett egyre romlanak a táplálkozási szokások, és riasztóan növekszik a pszichés problémával küzdők aránya.) vagy/vagy: Nincs más lehetőség: vagy átszervezünk, vagy válságba kerülünk. Végül, kitekintést kell adni arról, hogy mit kellene még vizsgálni a témával kapcsolatban (mely idő hiányában most nem volt lehetséges), és milyen változások/események várhatók a közeljövőben, amelyek az eredményeket befolyásolhatják.
Elköszönés
Ezen a dián a Köszönöm a figyelmet! mondat szokott szerepelni, hangsúlyozottan a szmájlit mellőzzük, mivel az túl bizalmaskodó!
A szakirodalom
A szakirodalmi jegyzékben mindazokat a műveket feltüntetjük, amelyeket az előadáshoz felhasználtunk, vagy akár csak egy-egy kifejezést idéztünk. A kötelezően feltüntetendő adatok a könyvek, folyóiratcikkek és internetes szakcikkek esetén mások és mások:
Könyv: Szerző(k) teljes neve, kiadás éve, cím (kurziválva), kiadás helye, kiadó neve, pl. Mészáros Pál 2016. A balatoni borvidékek kihívásai. Keszthely: Mámor Kiadó. Könyvfejezet: a fejezet szerzőjének teljes neve, a kiadás éve, a fejezet címe, a bennfoglaló mű szerkesztője (előtte az In jelzi, hogy a bennfoglaló mű adatai következnek), A bennfoglaló mű címe kurziválva, kiadás helye, kiadó neve, oldalszám, pl. Must István 2016. A tokaji borvidék. In: Mészáros Pál (szerk.): A balatoni borvidékek kihívásai. Keszthely: Mámor Kiadó. 97?113. Folyóiratcikk: Szerző teljes neve, kiadás éve, cím, a folyóirat címe (kurziválva) és évfolyama, oldalszám Rozé Pál 2003. A mennyiségi bortermeléstől a minőségiig. Borkultúra 12: 45?63. Internetes szakcikk: Szerző teljes neve (ha van!), cím, a tanulmány webhelye, letöltés dátuma Pilling Róbert: Az egészséges táplálkozás 12 pontja http://www.hazipatika.com/taplalkozas/egeszseg_es_gasztronomia/cikkek/ az_egeszseges_taplalkozas_12_pontja/20020827162201. letöltés dátuma: 2017. május 20.

| Ellenőrző kérdések
1. Melyek a ppt kötelező részei és milyen sorrendben?
| címdia, bevezetés, tartalomjegyzék, kifejtés, összegzés, szakirodalom-jegyzék, elköszönés
| címdia, tartalomjegyzék, bevezetés, kifejtés, összegzés, szakirodalom-jegyzék
| címdia, bevezetés, kifejtés, összegzés, elköszönés, tartalomjegyzék
| címdia, tartalomjegyzék, bevezetés, kifejtés, összegzés, konklúzió, kitekintés, szakirodalom-jegyzék
2. Mik a tartalomjegyzék funkciói? Húzza alá a hibás választ!
| orientálja a hallgatót
| tartalmazza a számozott fejezetcímeket
| jelzi a fejezetcímeket és a hozzátartozó dia számát
| tájékoztatást ad a forgatókönyvről
| az előadó felkészültségét jelzi
3. Melyik szakirodalomjegyzék-tételek helyesek?
| Tolcsvai Nagy Gábor 2013. Bevezetés a kognitív nyelvészetbe. Osiris Kiadó. Budapest.
| Tolcsvai Nagy Gábor 2005. Líra és folklór. Kognitív nyelvészeti megközelítés. In: Szemerkényi Ágnes (szerk.): Foklór és irodalom. Budapest. 265-276.
| Várlaki Péter ? Vadvári Tibor 2016. Logisztikai rendszerek viselkedésének modellezése intelligens számítási módszerekkel. Közlekedéstudományi Szemle 66: 35-45.
| Várlaki Péter ? Vadvári Tibor 2016. Logisztikai rendszerek viselkedésének modellezése intelligens számítási módszerekkel. Közlekedéstudományi Szemle 66: 35-45.
| Közlekedési hálózatok tervezése és optimalizálása 3D vizualizációval. http://www.kti.hu/index.php/kutatas/kiemelt-hazai-projektek/gop-1-1-1-11-2012-0416
Melyik kiegészítés nem igaz? Jelölje meg a hamis állításokat!
4. A bevezetés része a...
| bemutatkozás
| a téma aktualitásának bemutatása
| a téma történelmi hátterének áttekintése
| az érdeklődés felkeltése
5. Az összegzés
| célja a főbb pontok kiemelése
| jelölhető "Konklúzió címmel is
| kitekint a további lehetséges kutatásokra
| elhagyható, ha a kifejtő részben részletesen elmagyaráztunk mindent
6. A hivatkozás
| a dián is röviden és részletes adatokkal (szakirodalomjegyzékben) is szükséges
| ha az egész műre történik, akkor nem szükséges oldalszám
| a dián zárójelben történik, a szerző vezetéknevét és a kiadás évét jelölve
| internetes szakcikk esetében szerző, cím és webhely feltüntetésével történik
7. Az érdeklődés felkeltésének a lehetséges eszközei:
| kérdésfelvetés
| "sokkoló" statisztikai adat
| politikai anekdota
| idézet